通州區(qū)招聘行政專員助理

一、日常事務管理

文件與檔案管理

負責文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔和保管。同時，建立電子檔案系統，對重要文件進行掃描備份，防止文件丟失。

定期對檔案進行整理和清理，銷毀過期或無用的文件。

辦公用品管理

統計公司各部門辦公用品的需求，進行采購、發(fā)放和庫存管理。在采購時，需要比較不同供應商的價格和質量，選擇性價比高的產品。

維護辦公用品的庫存清單，確保辦公用品的充足供應，同時避免庫存積壓。

辦公環(huán)境維護

負責辦公區(qū)域的清潔、綠化和設施設備的維護。包括安排保潔人員定期打掃辦公室、會議室等區(qū)域，檢查綠植的生長情況并及時澆水或更換，聯系維修人員對損壞的辦公桌椅、電腦、打印機等設備進行維修。

合理規(guī)劃辦公空間，安排辦公家具和設備的擺放，營造舒適、整潔的辦公環(huán)境。

二、會議與活動組織

會議組織

安排會議的時間、地點、議程和參會人員。在確定會議時間之前，需要協調各參會人員的日程安排，選擇合適的會議室，并提前準備好會議所需的文件、資料、投影儀等設備。

負責會議的通知、簽到和記錄工作。及時準確地將會議信息傳達給參會人員，會議期間做好簽到表的記錄，會后整理會議紀要，發(fā)送給相關人員，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。

活動策劃與執(zhí)行

策劃和組織公司內部的團建活動、年會、慶典等活動。從活動的主題構思、場地選擇、節(jié)目安排到餐飲、禮品等細節(jié)都要精心策劃。

協調活動中的各方資源，包括供應商、場地工作人員等，確?；顒拥捻樌M行?；顒咏Y束后，還要對活動進行總結和評估，收集員工的反饋意見，為下次活動提供經驗參考。

三、人事行政支持

員工入職與離職手續(xù)辦理

協助新員工辦理入職手續(xù)，包括準備辦公設備、發(fā)放工作用品、介紹公司規(guī)章制度等。

辦理員工離職手續(xù)，確保離職流程的合規(guī)性。

考勤管理

負責員工考勤系統的維護和管理，記錄員工的出勤情況。

監(jiān)督員工的考勤紀律，對遲到、早退等情況進行提醒和記錄。

四、對外溝通協調

接待來訪客人

接待來訪的客戶、合作伙伴等，安排好接待流程。包括提前了解來訪人員的基本信息和來訪目的，在前臺熱情迎接，引導至會議室，提供茶水等服務。

與外部單位聯絡溝通

與政府部門、供應商、物業(yè)公司等外部單位保持良好的溝通和合作關系。